Inlogic IT Solutions

  • Home   /
  • Blog   /
  •  كيف تدير اجتماع ناجح وفن إدارة الاجتماعات

 كيف تدير اجتماع ناجح وفن إدارة الاجتماعات


قد تبدو مهمة إدارة الاجتماعات بشكل ناجح وفعال مهمة شاقة وصعبة في بداية الأمر، ولكن عند وجود الأشخاص المناسبين ووضع خطة مناسبة واستخدام الأدوات الصحيحة سوف تصبح مهمة إدارة الاجتماعات وتنظيمها سبباً في رفع إنتاجية الشركة أو المؤسسة.

حيث أنه من المهم عند التفكير بعقد اجتماع أن تعلم جيداً كيف تدير اجتماع ناجح حتى لا تهدر وقت وطاقة الجميع. لذا، سنتحدث في هذا المقال عن الخطوات الصحيحة التي تدير فيها اجتماع ناجحاً، وما هوَ فن إدارة الاجتماعات عن بعد والاجتماعات المكتبية.

كيف تدير اجتماع ناجح 

من المؤكد أن موضوع إدارة الاجتماعات أمرٌ يجذب انتباه كل المهتمين من المدراء أو القائمين على الأعمال في أي شركة أو مؤسسة.

فإذا كنت ترغب في إدارة اجتماع ناجح، وتصل به إلى نتائج ملموسة، عليك أن تلتزم بالخطوات التالية:

حدّد هدف واضح للاجتماع

عند إدارة الاجتماعات وقبل أن يتم تحديد موعدها يجب أن تحدد سبب وهدف عقد الاجتماع، فلن يكون اجتماعك فعالاً ما لم تكن أسبابه واضحة.

فمن الممكن أن يكون الهدف من الاجتماع هو حل المشكلات أو مناقشة خطة عمل معينة أو اجتماع روتيني لتقييم الأداء أو غير ذلك، لذلك قبل إبلاغ الموظفين والمعنيين بموعد الاجتماع تأكد من أنك تعرف بالضبط السبب والنتيجة المطلوبة من عقد هذا الاجتماع. 

ارسل دعوة فقط لأشخاص محددين

إن إرسال دعوة فقط لأشخاص محددين للمشاركة في الاجتماع هي أيضاً خطوة أخرى هامة لتحقيق الاجتماع الناجح والفعال, وتحديد الأشخاص المعنيين أمر غاية في الأهمية.

على سبيل المثال، إذا كان الغرض من الاجتماع له علاقة في تأمين اتصالات الشركة عبر الإنترنت، فعليك دعوة رئيس قسم تكنولوجيا المعلومات للاجتماع معه وحل هذه المشكلة باعتباره المسؤول الرئيسي عن اتصالات الشركة، وكافة الأمور التكنولوجية.

أما إذا كان الغرض من الاجتماع له علاقة بمستقبل الشركة، فيجب دعوة رؤساء الأقسام في الشركة، والموظفين المعنيين.

أي أنه يجب أن يحضر الاجتماع فقط الأشخاص المرتبطين بشكل مباشر بموضوع الاجتماع. لكي لا يتم إضاعة وقت الآخرين و إنتاجيتهم. 

أنشئ جدول نهائي للاجتماع

:لكي تدير اجتماعاً بشكل فعال قم بإنشاء جدول أعمال للاجتماع، واحرص على أن يشمل هذا الجدول على

عناصر العمل

مكان الاجتماع

وقت البدء والانتهاء

الأشخاص المعنيين بالاجتماع

، ثم بعد ذلك قم بإرسال هذا الجدول للأشخاص المدعويين

كما يجب عليك أن تؤكد على ضرورة الالتزام بالوقت المحدد للاجتماع، سواء كنت ترغب في عقده ضمن موقع الشركة أو عن بعد

عين منسق للاجتماع

ربما قد لا يكون لمدير العمل الوقت الكافي من أجل تنسيق الاجتماع، والعمل على إبلاغ الموظفين والمعنيين بموعده. لذلك من الجيد تعيين شخص ذو قدرات كافية للمساعدة في إدارة الاجتماعات الفعالة، بحيث يجب أن يراعي الوقت، ويتأكد من أن جدول الأعمال يسير بالشكل الصحيح.

عقد اجتماعات بشكل أقل وعند الضرورة فقط

من المهم معرفة أن تعدد الاجتماعات من أجل أي موضوع أو أي مشكلة سواء كانت هامة أم لا، هو أمرٌ قد يجلب الملل للحضور، ويفقدهم الحماس والقدرة على المشاركة.

لذلك يفضل الاعتماد في بعض الأحيان على البدائل التي تنوب عن عقد الاجتماعات المتكررة. فعلى سبيل المثال عند وجود مشكلة أو نزاع في الشركة يمكنك مراسلة الأشخاص المسؤولين بشكل مباشر أو عبر بريدهم الإلكتروني. فإن ذلك يكون اختياراً أفضل من عقد الاجتماعات عند كل مشكلة وبشكل متكرر.

راجع قرارات الاجتماع

إذا أردت أن تقوم ب ادارة الاجتماعات بشكل جديد وتجعل الاجتماع ناجحاً، عليك أن تقوم في الدقائق الأخيرة من الاجتماع بالتأكد من وجود فهم واضح بين الحضور المشاركين لكافة محاور الاجتماع، فمثلاً يمكنك طلب إبداء رأي كل شخص بالقرارات المتخذة واستفساراته والنقاش بالقرارات، وذلك بما يضمن موافقة الجميع. حيث إن قيامك بمثل هذه الخطوات سوف يجعل الاجتماع فعالاً.

كيفية إدارة اجتماع ناجح

يوجد هناك خطوات مهمة جداً في إدارة الاجتماعات الفعالة، وذلك بهدف أن تثمر هذه الاجتماعات بنتائج ناجحة، وأيضاً تساعد على جعل المشاركين متفاعلين، وإن هذه الخطوات هي:

اجعل وقت الاجتماع قصيراً 

 لا تلجأ لإطالة وقت الاجتماع، اجعله قصيراً بحيث يستوفي كافة الأهداف، ويتم فيه اتخاذ الحلول أو النتائج بوضوح دون التطرق لمواضيع غير مهمة. وذلك لأن الاجتماع المطول سوف يبعث على الملل في قلوب الموظفين مما لا يسمح باتخاذ إجراءات حقيقية.

خصص مكان مناسب لعقد الاجتماع

من الجيد تخصيص غرفة اجتماعات مريحة بحيث تكون الكراسي ملائمة وضمن صفوف متساوية، وبالقرب من المتحدث بحيث يمكن للجميع الاستماع والمشاركة.

اطلب إغلاق الهواتف من الأعضاء في الاجتماع 

 من المهم عند تولي مهمة إدارة الاجتماعات الفعالة طلب عدم تشغيل الهواتف المحمولة بدءاً من رئيس الفريق، وهذا لجذب الانتباه وعدم التقليل من شأن أي متحدث.

احرص على وجود بعض الفكاهة

يمكنك جعل موضوعك مشوق وغير ممل باستخدام الفكاهة بين الحين والآخر وبذلك تجذب الانتباه، مما يمنع سيطرة الملل أثناء الاجتماع 

اشكر الحضور

 من الخطوات المهمة في نجاح إدارة الاجتماعات أن تشكر الحضور لاستماعهم ومشاركتهم على طرح آرائهم في نهاية الاجتماع، لأن هذا يحفزهم ويزيد من مثابرتهم في العمل.

فن إدارة الاجتماعات

 يوجد نقاط عملية هامة تساعد مدراء وأصحاب الأعمال على عقد اجتماعاتهم بصورة أكثر فاعلية بحيث يغلب على الاجتماع الصورة المنظمة، وغالباً ما يعتمد مدراء الأعمال على الأساليب الحديثة، والرقمية في إدارة الاجتماعات باعتبار أنها الوسيلة الأكثر سهولة وأهمية في الوقت الحالي، كما ويوجد أساليب أخرى تساعد على إتقان فن إدارة الاجتماعات والتي هي:

منح الفرصة لكافة الأعضاء بالاقتراح والمناقشة

إذا أردت تحقيق إدارة الاجتماع الناجح يجب إتاحة الفرص بشكل متساوٍ لكافة الأعضاء المشاركين في الاجتماع بأن يبدوا بآرائهم ويقدموا اقتراحاتهم في المواضيع المطروحة. وذلك بهدف تعزيز التشاركية والتعاون بين الموظفين في الشركة الواحدة.

تلخيص الأفكار الهامة في الاجتماع 

عند عقد اجتماع ما يفضل تلخيص كل ما دار من نقاش أثناء الاجتماع، وتسجل النقاط الهامة التي تم التوصل إليها بما يصب من نتائج وحلول، ويمكن الاستعانة بأحد البرامج الرقمية لأداء مثل هذه المهمات بشكل متقن وبأقل جهد مثل برنامج إنلوجيك المثالي في إدارة الاجتماعات.

كما يجب الالتزام بالزمن المحدد للاجتماع، وتجنب مناقشة فكرة على حساب فكرة أخرى، بل يفضل أن تعطي كل موضوع فرصته، ومساحته الكافية من النقاش 

عند تلخيص وتسجيل الإجراءات والحلول التي تم التوصل إليها، يجب اتخذ الطرائق المناسبة لتطبيقها واختيار الأشخاص المناسبين، والوقت المناسب، فإن هذه المهام تعتبر أحد فنون إدارة الاجتماعات الفعالة.

إدارة الاجتماعات عن بُعد

تساهم إدارة الاجتماعات عن بعد في كسر الحواجز الجغرافية وتخطي الحدود، كما أنها ضرورية للرفع من كفاءة الفريق. حيث تساهم إدارة الاجتماعات أيضاً في بناء الروابط الاجتماعية القوية بين أفراد الفريق.

كما تعتبر إدارة الاجتماعات أون لاين أمراً مهماً أيضاً من أجل تبادل الخبرات والأفكار، واكتساب الثقة بين أفراد متنوعين ينتمون إلى بلدان، وثقافات مختلفة. وإن من أهم خطوات إدارة الاجتماعات لتحقيق اجتماع ناجح عن بعد هي:

مراعاة اختلاف المناطق الزمنية

 أرسل لفريق العمل الذي سيحضر الاجتماع كل النقاط التي سيتم مناقشتها عن بعد من أجل السماح للموظفين بتحضير أفكارهم وتنظيم الاجتماع وفق وقت يراعي اختلاف المناطق الزمنية.

استخدام وسائل مناسبة في إدارة الاجتماعات عن بعد

ساهمت التكنولوجيا في الحد من الصعوبات التي تواجه فريق العمل في الاجتماع عن بعد، حيث يوجد هناك الكثير من الأدوات الهامة التي يمكن استخدامها في إدارة الاجتماعات عن بعد وأهمها: برنامج إنلوجيك الذي يوفر فرصة جيدة للتواصل بالصوت والصورة، كما أنه يوفر فرصة تقسيم الشاشة وعدد مشتركين أكبر من غيره.

استخدام تطبيقات إدارة الملفات وتنظيمها

عند البحث عن أفضل طريقة من أجل نجاح إدارة الاجتماعات أون لاين فإنه يفضل استخدام التطبيقات التي تساعد في إدارة الملفات التي ستتم مناقشتها، ومشاركتها بين أعضاء الفريق مثل ملفات جوجل درايف .

كما أنه يفضل توثيق أهم النقاط التي تم الحديث عنها خلال الاجتماع إما كتابة أو بتسجيل صوتي أو مرئي، مما يسمح لك في الرجوع إليها.